Oxygen 以 HubSpot 與 MAKE.com 整合，為 STAFFED INC 掀起自動化革命

以下工作流程由 Oxygen 團隊與 Staffed Inc. 多次開會後制定，旨在精簡及優化營運流程。透過在 HubSpot 中梳理每個步驟，工作流程釐清了角色、職責及行動次序，確保效率與一致性。它是整合各個分散平台的藍圖，標示數據傳輸與用戶互動的節點，有助找出瓶頸及可自動化的環節，最終提升生產力與用戶體驗。

下圖：以 Lucidchart 詳列 HubSpot、QuickBooks、ClickUp 及其他平台的部分整合規劃。

我們為 Staffed Inc. 打造了一套自動化系統，加強 QuickBooks 與 HubSpot CRM 之間的數據同步。系統借助 MAKE.com 平台自動輸入工作編號，並確保 HubSpot 內的交易金額與 QuickBooks 記錄一致。

此方案由多個模組組成。第一個模組從 CRM 讀取工作編號，為新進交易建立連續的新編號；另一個模組對照 QuickBooks 核實帳單資料，發現不符時即暫停流程。工作編號及帳單確認後，系統會將交易與 HubSpot 內的公司 ID 連結，整理記錄以便隨時查閱。

方案直接與 QuickBooks 互動，提取財務數據以更新 HubSpot 的交易金額，確保實時準確。這個循環流程會持續核對及更新數據，免除人手輸入。

下圖：根據 QuickBooks 的付款額與餘額，更新 HubSpot 交易金額。

接着，我們在 HubSpot 及 MAKE.com 加入自動化規則，自動在 ClickUp 建立任務，改善由銷售團隊移交至活動團隊的流程。

以此為例，每當交易在 HubSpot 移至 Closed Won（已成交）階段，系統便會運用既有範本，自動在 ClickUp 指定資料夾內建立任務。ClickUp 的層級架構、客戶屬性、版面及範本，均由 Oxygen 團隊設計及建置。落實後，我們亦為 Staffed Inc. 團隊提供培訓，教授如何善用這項工具。

下圖左：與 ClickUp 自動化相關的 HubSpot 工作流程。
下圖右：連接 HubSpot 與 ClickUp 的 MAKE.com 工作流程。

最後，我們找出現有銷售管道流程中的瓶頸與痛點，並將 HubSpot 連接至 Staffed Inc 的 Slack 帳戶，及時向團隊提供可直接跟進的重點資訊。團隊本來就習慣長駐 Slack 並留意相關通知，因此大大提升了他們對重要更新及被遺忘提醒的關注度。

下圖：兩個將 HubSpot 連接至 Slack 的不同工作流程範例。