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投資新CRM系統?一文學懂計算整體擁有成本(TCO)

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對任何企業來說,無論是引進新的客戶關係管理系統(CRM),抑或對現有的CRM系統進行升級,都是一項重大的計劃。遷移客戶數據的過程中,你不但需要調整現有的工作流程,更要進行龐大的投資。因此,進行深入評估就顯得格外重要。在這份指南中,我們將教導你如何計算整體擁有成本(TCO),以助你在投入新的 CRM 系統時,做出最有利企業的決定。

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投資新CRM系統的常見問題

在投資新的 CRM 系統時,企業常常會遇到許多問題。這些問題可能涉及到成本、時間、資源等多個方面。以下是我們的客戶經常會遇到的幾個問題:

 

  1. CRM 系統遷移的總成本是多少?
  2. 遷移到新的 CRM 系統需要多少時間?
  3. 我應該如何評估 CRM 系統的投資回報?
  4. 哪種 CRM 系統最適合我的企業?

對於任何投資,計算整體擁有成本(Total Cost of Ownership, TCO)都是關鍵的一環。TCO能夠讓你全面了解與購買、部署以及維護 CRM 系統相關的所有成本,當中包括任何硬件和軟件費用、間接成本(如員工培訓與支援),以及所有日常操作的成本。因此,了解並計算 TCO 是一項必不可少的工作。

如何一步步計算 TCO 成本

計算投資成本

 

步驟一:列出所有成本項目

首先,要確保目前所有 CRM 系統的成本項目都已詳細列出。為了得出準確的 TCO 估算,企業必須盡可能詳盡地列出所有相關項目。

步驟二:精選CRM系統

在挑選新的 CRM 系統時,要認清哪種系統最符合你的業務需求。你可以參考 G2 等網站的評價報告,以作出明智的選擇。我們便曾經依據 G2 的評分和分析,詳盡比較各個 CRM 系統

步驟三:計算初始投資成本

當你對 CRM 系統有了初步認識後,下一步便是計算初始成本。這包括軟件採購、硬件設備、導入過程、客製化需求以及數據遷移等費用。為了全面考慮所有可能性,你應該參考至少三個不同的方案。

步驟四:估算持續成本

選擇 CRM 系統時,一項重要的考慮因素是其持續成本。許多企業常常低估了 CRM 系統的維護成本。此外,你還應考慮易用性、UI/UX 設計和支援質素等因素,因為這些都將影響到 CRM 系統投資的整體價值。

步驟五:考慮停機時間(Downtime)、機會成本及質化因素

你需要評估在 CRM 遷移或上線過程中可能造成的業務中斷帶來的成本。在 TCO 計算中,你也不能忽略質化因素(Qualitative Factors)的價值。透過考慮這些因素,你能更好地估算採用新CRM的真實成本和收益。

TCO計算範例

最後,我們將開始計算初始投資成本、持續成本以及停機 / 機會成本,以得出 TCO 估算。以你正在考慮為企業選擇一個雲端的 CRM 解決方案為例,以下是各項成本的估計:

項目 說明 估計成本(港幣)
軟件 一次性設置費 港幣 30,000
實施和訂製 CRM 配置、整合和訂製 港幣 200,000
資料遷移 從舊 CRM 遷移到新 CRM 的數據 港幣 100,000
培訓 員工在使用新 CRM 方面的培訓 港幣 50,000
團隊操作改善 每年每個員工節省的時間(小時) 港幣 10,000
團隊協作改善 每年因協作改善而節省的時間(小時) 港幣 5,000
訂閱費 20 名用戶的雲端 CRM 訂閱費 港幣 250,000
支援和維護 年度支援和維護費用 港幣 440,000
額外培訓 新員工培訓和複習課程 港幣 80,000
三年總TCO    
初始成本    港幣 380,000
持續成本 (3 年)   港幣 930,000
質量因素(3 年)   港幣 45,000
新總 TCO(含質量因素估計)   港幣 1,815,000

 

整體擁有成本(TCO)的分析與應用

透過上述的範例可以明白,將所有可能的成本都考慮在內,進行全面的TCO分析是至關重要的。無論是初始成本,還是持續成本,或是質化因素,都對你的投資決策有深遠影響。從購買軟件、培訓員工、提供技術支援到系統維護,每一項投資都應被重視。再者,除了數值上的考量,質化因素例如提升團隊效率、改善團隊協作等,也是不能忽視的因素。

全面理解 TCO,作出明智決策

一項好的投資,不僅僅只看初始成本或者直觀收益,更要考慮到長期的利益與成本。在計算 TCO 和進行系統遷移的過程中,尋求專業協助將讓你的工作更加輕鬆高效。

Oxygen 具有豐富的行業經驗和專業知識,無論是複雜的成本計算、CRM 系統設置,還是系統遷移,都能提供專業且全方位的支援。如果您想要一步一對一的專業指導,請隨時與我們聯繫

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