生產力學院透過客製化HubSpot方案，精簡活動管理流程

香港生產力促進局（HKPC）原有的HubSpot環境雖具備標準活動結構，但仍不足以應對TechEd Fest 多工作坊格式的複雜需求。

為此，Oxygen 藉由建構兩個全新的自定義物件，成功擴展了其系統架構。

1. 工作坊（Workshops）

「工作坊」物件與活動（Event）建立了「一對多」的關聯，讓如TechEd Fest的單一大型活動，能同時容納數十個獨立的工作坊場次。

2. 工作坊參與者（Workshop Participants）

「工作坊參與者」物件再分別與「工作坊」及「活動成員（Event Members）」建立「一對多」關聯，打造出高度靈活的結構，讓單一活動成員即可高效管理所有相關的參與者。

由於缺乏唯一可識別數據（部分參與者可能為未成年人），「工作坊參與者」物件採用了「全名（Full Name）」、「活動成員電子郵件」與「工作坊代碼（Workshop Code）」的組合建立唯一識別碼。此架構允許單一活動成員關聯多個工作坊參與者，使他們在報到簽到時能夠共用同一個QR碼。

下圖展示了「工作坊參與者」與「工作坊」物件如何與 HubSpot 內的「活動」、「活動成員」及「聯絡人」建立系統融合。

Oxygen 專門建構了完全自定義編碼的登記表格，並結合無伺服器函數（Serverless Functions）以處理複雜的驗證邏輯。

在前端介面（Front- End）上，當參與者進行選擇時，表格便會即時檢查工作坊項目的時間是否重疊。當用戶提交表格時，系統將執行以下特定工作流程序列：

1. 建立活動成員（Event Member）與聯絡人（Contact）紀錄。
2. 檢索具備相同識別碼的現有工作坊報名資料，並同步核對名額容量與時間衝突。
3. 若發現任何行程衝突，系統將即時回傳錯誤提示；若通過驗證，則正式建立工作坊參與者（Workshop Participant）紀錄。

此自動化驗證機制能全面防範無效的登記專案，徹底免除了 HKPC Academy 員工過往必須進行的人工篩選與審查工作。

下圖展示了登記表格的實際運作介面，系統正進行即時衝突檢測，全面防止時間重疊的工作坊報名專案。

為了全面優化現場活動的高效營運，Oxygen 成功在 HubSpot 登陸頁內整合了專屬的自定義簽到模組。  

該模組賦予現場工作人員極大的操作靈活性，可根據當下管理的特定「工作坊（Workshop）」物件進行切換。當掃描活動成員（Event Member）的 QR 碼時，無伺服器函數（Serverless Function）會即時從底層數據庫中檢索並載入與該工作坊相關的所有參與者名單。工作人員只需在介面上直接勾選並為對應的參與者辦理報到，隨即會觸發第二道無伺服器函數，即時更新 HubSpot 系統內的參與者簽到狀態。此外，界面亦貼心內置了手動搜尋功能，以備不時之需。  

針對臨時出席的現場來賓，該網頁同時支援「現場即時登記」功能，工作人員可直接在簽到介面上快速為新到訪者辦理報名項目。  

無論是完成簽到或全新登記，登陸頁皆會同步刷新並顯示即時的「已到場人數統計（Real-Time Check-In Count）」。這讓現場團隊能隨時掌控活動出席率，精準掌握已到場的參與者總數。